830の社会人生活_15_Officeの使い方

Power Point

Power Pointはプレゼン資料作成用のソフトです。
プレゼンではプレゼンターがしゃべりによって情報を追加することが前提となります。なので、プレゼン資料は情報不足にすることが基本です。情報は大切なものに絞り、簡潔かつインパクトのあるプレゼン資料を作ることが何よりも大切です。830も最近はかなりここに力を入れて勉強しています。
Wordでは過不足のない情報を詰め込むことが基本ですが、Power Pointでは情報不足にすることが基本です。この違いを理解できていない人が多すぎます。だから、Power Pointが山盛りの文字で埋め尽くされる。提出資料をPower Pointで作ったりしてしまう。Power Pointというのはあくまで発表時に自分が使うための資料を作成するためのソフトです。人に提出するための資料を作るためのソフトではないことを頭に置いておきましょう。

プレゼン資料は情報不足の資料を作りますが、この情報の取捨選択というのは想像以上に難しい作業です。一朝一夕でできるものではありません。しっかりとバックグラウンドを理解し、大切な情報が何なのかを把握できていないといけない。多くの人はそれができていないから、「とりあえず全ての情報を入れておけ」と資料を作る。すると、誰の心にも残らない資料が出来上がる。それを使ってプレゼンをして、発表者・聴講者、誰のためにもならない無駄な会議が繰り広げられる。
しっかりとプレゼン資料を作っていれば、どこが大切なのかがはっきりと見えてきます。すると、何のために会議をしているのか、何のために仕事をしているのかも見えてきます。そういった正しい手順も踏まずに、情報を詰め込んだプレゼン資料を作っているというのは本当にもったいない。

情報がスカスカのプレゼン資料では恥ずかしいとか、手抜きだと思われるのではないかと、懸念されている方がいるかもしれません。しかし、一度作ってみればわかることですが、情報を絞った資料を作る方が、情報を詰め込んだ資料を作るよりも難しい。情報が少なくても、印象に残るプレゼン資料を作っている人の方が価値があります。
「人は考える葦である」という言葉を残したパスカルは、友人に対してこのような手紙を残しています。
『今日は時間がなかったために、このように長い手紙になってしまったことをお許しください』

情報たっぷりの資料を作るというのは自己満足であり、怠慢です。どんなプレゼン資料が一番価値が高いのか、見直す必要があるでしょう。プレゼン資料を適切に作れるようになれば、プレゼンを行う全ての場面で他の人と差をつけることができます。これは長い目で見れば圧倒的な差となることでしょう。