2つ目は誰に読んでもらうかというペルソナをイメージするということです。
1つ目と似ていますが、誰に読んでもらうかによって資料の内容は180°変わってきます。共通認識を持った同じ部署の人に見てもらうものなのか、全然違う仕事をしている他の部署の人にも見てもらうものなのか、会社外部にも提示する資料なのか。それによって取捨選択も大きく変わってくることでしょう。
同じ部署の人であれば必要のない基本的な内容も、部外の人に読んでもらうのであれば当然必要になってくるでしょうし、会社外部に見せる資料であればどこまでを開示していい情報なのかをしっかり把握しておかないといけません。
こういった資料の読者をイメージしていない人は、「とりあえず全ての情報を入れておけ」という指示をする。しかし、それは資料として優れたものではない。読み手をイメージして、その読み手に過不足のない情報を提示することが何よりも重要である。多くの人は「不足があってはいけない」という思考は持っているものの、「過剰であってはいけない」という思考を持ち合わせていない。せっかく何十時間もかけて作る資料なのだから、その価値を最大化することは作成者として当然の義務である。そのためには読者をしっかりとイメージして、過剰な情報を極力排除し、過不足のない資料を作ることが大切なのです。
最後に3つ目が本記事のテーマである裏付けです。
どれだけヒアリングや調査を重ねて検討資料を作っても、そこに裏付けがなければ誰もまともに取り合ってはくれない。新入社員である830においてはよりその傾向を強く感じる。「新入社員なんて何もわかってない。」「ちゃんと検討できているのか。」という視点で資料をみられる。だからこそ、しっかりと裏付けを取って、資料に残しておくことが重要だ。
ヒアリングを行った結果を資料にまとめるにしても、ただただ話し手の内容をまとめるだけではまともに取り合ってはくれない。ヒアリング対象の信頼性が高く、もしその人に直接説明されれば簡単に受け入れられる内容だったとしても、新入社員を間に挟んだだけで、「本当にそれは正しいのか？」という視点で評価される。誰もまともに資料の内容なんて見ていなくて、結局は誰が情報を提示しているのかしか見ていないのである。
しかし、それが現実であって、そういう人を納得させるためにはどうすればいいのかを考えないといけない。それが裏付けを取ることだ。ヒアリングを行ってなんとなく内容を把握するのではなくて、その根拠はどこから来るのか、裏付けとなる資料は何なのかをきちんと聞き出し、資料に添付する。そうすることでしか、相手を納得させることはできない。
まだまだこの世の中には年功序列という固定概念が根付いている。若手というだけで、「何もわかっていない」「信頼できない」「ミスをする」という目で見られる。そういう上から目線を打破していくためにも、『裏付け』を取るというのは非常に重要である。
若手という立場から、対等に議論を進めていくためにも『裏付け』を大切にしてほしい。そうすることで初めて、若手が対等に意見できる場を作ることができて、影響力を持つことができる。社会を変えられるのは若手だけだ。だからこそ、若手が対等に議論できる場を自分たちで作っていくしかない。
コメントを残す