「入社1年目の心得」のすすめ_1

仕事の基本は整理整頓

「整理整頓」という言葉は小学校でも習うようなものですから、「何を今さら」と思うかも知れません。しかし、ここでこの本を閉じてしまうのは非常にもったいないことです。なぜなら、整理整頓は仕事に大きく影響するにもかかわらず、できていないビジネスパーソンがあまりにも多いため、ここを抑えておけばあなたは大きなスタートダッシュを決めることができるからです。
（中略）
机やパソコンの中が雑然としていて、データになかなかアクセスしにくい状況では、「仕事ができない人」とみなされてしまうのです。ですから、仕事ができる人になるためにも、整理整頓は重要な活動と言えます。

会社に入って、いろんな人のパソコンを見ていると、デスクトップがアイコンでパンパンになっている人をよく見かけます。メールボックスの受信ファイルがいっぱいになっている人を多いです。「あー、整理整頓ができないんだな」と一目瞭然で、信頼できないなと感じてしまいます。少し前であれば、机の上が書類だらけになっていたら、「あー、駄目な人だな」と思われていたでしょう。今はパソコンを見るだけで、「できる人」と「できない人」がまるわかりなのです。
しかし、ペーパーレスになってしまっているせいで、多くの人は自分が整理整頓できていないことにも気付けないようになっている。パソコンの中が個人の聖域になってしまっているせいで、周りから指摘されることも少なくなってしまっている。それだけに、「できる人」と「できない人」の差がどんどん開いていってしまうでしょう。読者の皆さんには、この点にしっかり気付いて頂いた上で、ペーパーレス時代でもしっかりとデータの整理整頓をしてほしい。

整理整頓の方法はたくさんあると思いますが、830がおススメする方法を紹介します。ファイナンシャルリテラシーを学んでいた時に、口座管理の勉強もしたのですが、それを参考にしたメールやファイル管理の方法です。

まず口座管理の方法から紹介します。830は4つの口座を使って口座管理を行っています。受取口座・支払口座・貯金口座・投資口座の4つです。受取口座には毎月給与が入ってきます。給料日に給与が入ってくると、それを全て支払口座・貯金口座・投資口座に振り分けます。支払口座に日々の生活費を、貯金口座に貯金を、投資口座に投資資金を振り分け、受取口座の残高を0にするように毎月口座管理を行います。
この管理のポイントは、給与の受取口座というバッファが設けられているという所です。多くの人は、給与の受取口座とクレジットの引き落とし口座が混同してしまっていたり、受け取り口座と貯金口座が混同してしまっている。しかしそれでは毎月のお金の流れを把握することが難しく、管理が行き届かないのです。

このバッファの考え方をメール管理に応用してみましょう。
受取口座が受信ボックスになります。そして、支払い口座・貯金口座・投資口座のように、メールの種類によってさまざまなファイルを作っていく必要があります。例えば、大学関連、ブログ関連、Twitter関連、ビジネス関連などのようなファイルを作るのです。そして、受信ボックスに新規のメールが来たら、メールに対応してから、それ相応のファイルに移動する。すると、受信ボックスに残っているメールは対応しないといけないものだということがすぐに分かるので、対応忘れがなくなります。さらに、メールはきれいに仕分けされるので、メールを探す手間も減らすことができます。
受信ボックスが空になったということは、全てのメールに対応できたということです。毎日終業時に受信ボックスを空にするように心がけるといいでしょう。

ファイル管理にも当然ながら同じことが言えて、デスクトップを受取口座にしたとして、作業を終えたらそれを相応の場所にファイルを移動するようにすれば、ファイル管理もきれいにできます。デスクトップに残っているものは未対応のものだということがわかるので、自分が何をしないといけないのかが分かるToDoリストのような役割も果たしてくれるようになるのです。

まとめ

前半は、新入社員の強み、元気と大胆さについてお話させて頂きました。新入社員の方はぜひ挨拶を大切にしていきましょう。

後半では、ペーパーレス時代の整理整頓について考えました。ペーパーレス化が進んで、整理整頓について周りから指摘してもらいにくくなっています。また、データ管理が煩雑になっているということも気づきにくくなっています。整理整頓が正しくできているか、定期的に振り返るようにしましょう。
今回紹介したバッファの考え方も参考にしてもらえると嬉しいです。やってみるとすぐに分かることですが、この管理で何が難しいかというと、適切に保存先を設定することなのです。自分はどんなことを手掛けているのか、全体像を掴めていないと、適切に保存先を設定することができません。目の前の作業に追われる前に、一度立ち止まって、自分を俯瞰視してください。自分の手掛けているものの全体像を掴んでおくというのは非常に大切な作業です。
それができれば、今よりもずっと仕事がはかどるのではないでしょうか。

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