新入社員研修やOJTの中で資料作成やプレゼンを行う場面がたくさんありました。そういった中で、全然Officeを使いこなせていないなと感じる場面が多々ありました。何でもかんでもExcelを使って表にしたり、何でもかんでもPower Pointで資料作成したり。
大学からOfficeの使い方には重点を置いてきた830が、どのようにそれぞれのソフトを使い分けているのかを紹介したいと思います。参考にして頂ければ幸いです。
また、皆さんの使い分けを紹介して頂けますと嬉しいです。
- Word
- Excel
- Power Point
- まとめ
Word
Wordはドキュメント作成用のソフトですね。議事録や調査資料など、情報共有用の資料を作成するのに適しています。
資料を共有する際は過不足ない情報を、簡潔に、読みやすい形で資料にまとめることが大切です。資料作成では、”1 page or 6 pages“という言葉があるように、1ページもしくは6ページにまとめるのが基本です。しかしながら、このテンプレにまとめるのは至難の業なので、830は1ページ目に要約のページをつけて、それ以降に詳細情報を追加するようにしています。会社での情報伝達は簡潔に行うことが大切と言われていますが、資料を1ページにまとめる練習は非常に役立つのではないでしょうか。
また、箇条書きや段落番号をつける機能をはじめとして、スタイルや参考資料・図表番号の機能も非常に役立つ機能です。使いこなせていないという方は、ぜひ次の資料から利用してみてはいかがでしょうか。搭載されている機能は、できる限り使えるようになっておくといいでしょう。
大学の論文は何十ページにおよぶので、これらの機能が使いこなせないと話になりませんでした。こういったデスクワークのスキルを身につけられたというだけでも、論文に真剣に取り組んでいてよかったなと感じます。
