830の社会人生活_26_裏付けを取る

会社で働いている中で、Wordを使って資料作りをすることが多々あります。検討・研究の報告書や手順書や企画書など、さまざまな資料を作ってきましたが、その中で大切だと思うことを認めておこうと思います。

資料作成で大切なこと

資料を作っている中で重視すべきことは、相手に説得力をもって伝えるにはどうすればいいのかだと考えています。どれだけ大作の検討資料を作っても、読み手がその内容から何かを得て、実行に移してもらえなければ意味がない。検討資料を作ることが最終ゴールになってしまっていては、意味がないのです。
そこで大切にしないといけないポイントを3つ考えてみましょう。

1つ目は取捨選択です。
検討した内容を何でもかんでも書けばいいというものではない。読み手にどんな行動を起こしてもらいたいのかを考えて、そのために必要な情報は何なのかを精査した上で情報の取捨選択を行っていくことがとても大切です。
830が資料を作ってレビューをお願いすると、「あれも追加して」「これも追加して」と指示を受けます。しかしそのほとんどが、読み手に取って必要なものではない。ほとんどは指摘された時に自分が責められないようにとりあえず書いておこうというものばかりだ。「読み手にどんな行動を起こしてほしいのか」なんて考えていなくて、ほとんどの人は「指示されたから検討資料を作ります。どんな資料を作れば周りから文句を言われないだろうか。」という責任回避の思考しかしていない。
何でもかんでも情報を詰め込んで資料の分量が多くなってしまうくらいなら、添付やハイパーリンクで飛ばして、本当に必要な人には分かるようにしておけば十分だろう。本文に記載する必要なんてない。しかし、そういう人に限って、添付やハイパーリンクをうまく使いこなせていないというところもまた問題だろう。